Seis canales, cero carga manual: así entran solas las consultas de una inmobiliaria

Si tenés una inmobiliaria, conocés la casilla compartida. Entran correos de Zonaprop, de Argenprop, de las campañas de Facebook y de la web, cada uno con un formato distinto. Alguien los copia a una planilla cuando puede. La misma persona pregunta por dos portales y aparece dos veces, y otra consulta queda abajo de todo hasta el día siguiente. Si le preguntás al dueño cuántas consultas entraron esta semana, no lo sabe.

La respuesta habitual es sumar a alguien que cargue, o un CRM de mercado donde igual alguien tiene que cargar. Las dos dejan el problema en el mismo lugar: una persona copiando datos que ya llegaron escritos. Mi regla es otra: un dato que llegó escrito no se reescribe. El sistema lo lee, lo ordena y se lo deja a quien tiene que actuar.

Así trabaja el CRM de Lexinton, una inmobiliaria de Buenos Aires, que su equipo de 10 usuarios usa en producción. Van más de 3.500 consultas procesadas sin carga manual.

Seis canales, una sola puerta

Las consultas llegan por seis canales: Zonaprop, Argenprop, los reenvíos de Tokko Broker, las campañas de Meta, el chat de la web y el formulario de la web. El formulario entra directo al sistema, con el código de la propiedad incluido. Los otros cinco llegan por correo.

Para el correo, el sistema tiene un lector que corre cada 15 minutos. Entra a la casilla de la inmobiliaria con permiso de lectura a través de la API de Gmail, la vía oficial de Google para que un programa lea un correo. Retoma desde el último correo que procesó, y cada corrida queda registrada con lo que leyó, lo que creó y lo que descartó.

Lo primero que hace con cada correo es reconocer de dónde viene. Cada portal tiene su propio lector, porque cada uno escribe distinto: hasta el orden del asunto cambia de uno a otro. De cada correo saca el contacto, la operación y la propiedad, y descarta el ruido: respuestas de chatbots, correos internos y mensajes sin un dato de contacto.

Acá no hay inteligencia artificial, y es una decisión. Los correos de cada portal tienen un formato fijo, así que unas reglas de texto dan el mismo resultado sin costo por consulta y se pueden comprobar con casos reales.

Fijo no quiere decir para siempre. Desde el 21 de octubre, Meta empezó a mandar sus avisos en otro formato, y 12 consultas de ventas quedaron afuera sin hacer ruido. A los dos días el lector aprendió el formato nuevo, las 12 se recuperaron reprocesando los correos y una prueba automática con el formato nuevo evita que vuelva a pasar.

PersonaSistema

1. 01Alguien consulta por un avisoPersonaEn un portal, en una campaña de Facebook o en la web.
2. 02Lee el correo cada 15 minutosSistemaCon permiso de lectura. Cada corrida queda registrada.
3. 03Reconoce el portal y saca los datosSistemaUn lector por portal: contacto, operación y propiedad.
4. 04Revisa si esa persona ya consultóSistemaPor la persona y la propiedad. Si ya estaba, completa la consulta existente.
5. 05Vincula la propiedad y asigna el agenteSistemaPor el código del aviso o por la dirección. El agente es el de esa propiedad.
6. 06El agente la ve en su listaPersonaCon el canal, el estado y la propiedad a la vista.

Así se ve del otro lado, en la lista de consultas del sistema.

panel.lexinton.com.ar/ventas

La misma persona no entra dos veces

Un interesado consulta por dos portales, o vuelve a escribir al rato. Si cada correo se vuelve una consulta nueva, dos agentes llaman a la misma persona y los números del dueño se inflan. Por eso, antes de crear nada, el sistema revisa si esa persona ya había consultado:

• Mismo teléfono o mismo email dentro de las dos horas, antes o después.
• Mismo email y misma propiedad, en el mismo día.
• Mismo teléfono y misma propiedad, dentro de las 48 horas.
• La consulta reenviada por Tokko, del mismo portal y por la misma propiedad, dentro de las 48 horas.

Si todo eso falla, queda una última red: la base de datos rechaza una consulta repetida. Y cuando el sistema encuentra la anterior, no la descarta ni la duplica: la completa con lo que trae el correo nuevo y anota por qué la reconoció.

El último control salió de un error real. Tokko Broker, el software donde la inmobiliaria administra sus propiedades y sus agentes, también reenvía por correo las consultas de los portales. Entonces la misma consulta llegaba dos veces: directa de Zonaprop y reenviada por Tokko, con otro remitente, otro asunto y otro formato. Para un filtro que compara correos, eran dos consultas. Cuando lo revisé, había 126 pares duplicados en cuatro meses.

La solución fue reconocer ese camino: un reenvío de Tokko del mismo portal, por la misma propiedad y dentro de las 48 horas, se suma a la consulta que ya estaba y se queda con la unidad exacta. La regla que me quedó: un duplicado se reconoce por la persona y la propiedad, no por el correo.

Cada consulta, pegada a su propiedad

Una consulta sin propiedad obliga a alguien a averiguar por qué aviso preguntó. Para vincularla, hace falta el inventario. La inmobiliaria lo administra en Tokko Broker, y el sistema lo replica con permiso de lectura: propiedades, precios, emprendimientos y bajas.

Con el inventario a mano, la vinculación va por capas, de la más segura a la más flexible:

1. El código del aviso. El código que publica Zonaprop es el mismo que la propiedad tiene en Tokko, así que el cruce es exacto.
2. La dirección exacta, cuando el correo no trae código.
3. La dirección aproximada, con puntaje, para cuando la escriben distinto. El piso, el departamento y la superficie suman puntos.
4. Si dos unidades empatan, gana la ficha vigente: una propiedad dada de baja no le gana a una activa.

El resultado: el 98 % de las consultas que llegaron por portales el último mes quedó vinculada sola a su propiedad, 535 de 544. En el histórico total, el 93 %. Las que quedan sin vincular son, sobre todo, consultas generales del chat de la web o pedidos de tasación, que no nombran una propiedad. No es cien, y no lo presento como cien.

Consultas vinculadas solas a su propiedad

1. Histórico total93 %
2. De portales, último mes535 de 54498 %

El agente correcto y el dueño, con números

Con la propiedad vinculada, falta decidir quién atiende. En Tokko cada propiedad tiene su agente responsable, y ese dato puede cambiar entre una actualización del inventario y la siguiente. Por eso, al crear la consulta, el sistema le pregunta a Tokko en ese momento quién es. Si Tokko tarda más de 8 segundos, usa el dato guardado. La consulta aparece en la lista de ese agente al instante.

Desde ahí, el agente le cambia el estado con un clic: nuevo, contactado, visita agendada, cerrado. Cada cambio queda registrado con quién lo hizo y cuándo, y ya van 6.805. Las visitas van al Google Calendar del agente, y la conversación por WhatsApp sigue en la misma ficha, como conté en otro artículo.

Y el dueño, que antes no sabía cuántas consultas entraban, tiene un tablero con su negocio en números: consultas por canal, estado de cada una y quién las atiende.

Por dónde empezar

Una prueba simple: tomá las consultas de un día y contá cuántas veces alguien copió un dato que ya estaba escrito en un correo. Cada copia es tiempo del equipo y una oportunidad de error. Después, tené claras tres respuestas:

1. ¿Por qué canales te llegan las consultas? Todos, incluido el reenvío que nadie recuerda. Cada canal escribe distinto.
2. ¿Dónde vive tu inventario? Si ya está en un sistema como Tokko, la vinculación sale de ahí.
3. ¿Quién decide qué agente atiende cada consulta? Si la regla existe, aunque sea de palabra, se puede escribir en el sistema y se aplica sola.

Si querés que las consultas de tu negocio entren solas a tu sistema, escribime y lo vemos.