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WhatsApp oficial dentro de tu sistema: bandeja compartida y seguimientos que se frenan solos
Cómo integré la API oficial de WhatsApp al CRM de una inmobiliaria: bandeja para todo el equipo, plantillas de Meta y seguimientos que se frenan solos.
WhatsAppIntegracionesAutomatización
Si atendés clientes por WhatsApp, conocés la escena. Un celular que pasa de mano en mano, o un número por vendedor. Un cliente escribe el martes, alguien le contesta el jueves desde otro teléfono, y el viernes nadie sabe qué se le prometió. Cuando un vendedor se va, sus conversaciones se van con él.
El problema no es WhatsApp. Es que las conversaciones viven afuera del sistema donde está el resto del negocio. Lo resolví en el CRM de Lexinton, una inmobiliaria de Buenos Aires, que su equipo de 10 usuarios usa en producción desde mayo de 2026. Te cuento cómo quedó y qué decisiones lo hacen funcionar.
Una bandeja para todo el equipo
El sistema se conecta de forma nativa con la WhatsApp Cloud API, la API oficial de Meta. No hay intermediario ni licencia mensual por agente: la inmobiliaria pagó el desarrollo una vez.
Adentro del sistema hay una bandeja que se parece a WhatsApp Web, con lo que un equipo necesita:
- Pestañas por contexto: Todos, Tasaciones, Ventas y Otros, cada una con su contador de no leídos, que se actualiza en vivo.
- Permisos por rol: cada agente ve sus conversaciones.
- Búsqueda, para encontrar un hilo sin scrollear.
- Un número desconocido se convierte en consulta o tasación con un clic. El que escribe por primera vez no queda perdido en el chat: pasa a ser un registro del negocio.
Los permisos no dependen de la pantalla. Cada pedido a la bandeja verifica, del lado del servidor, qué conversaciones puede ver ese usuario. Si mañana alguien arma una pantalla nueva y se olvida de filtrar, el agente igual no ve lo ajeno.
Cada conversación, pegada a la ficha del cliente
La diferencia grande con un celular compartido es esta: el chat no es una isla. Cada conversación queda asociada a la ficha del cliente, junto con su consulta, sus estados y sus visitas. Quien abre la ficha ve la historia completa sin preguntarle a nadie.
Para que eso funcione hubo que resolver un detalle bien argentino. Meta manda el 9 de los celulares de forma inconsistente: el mismo cliente puede llegar con él o sin él. Si comparás los números tal cual, la misma persona aparece dos veces. El sistema guarda una columna calculada con los últimos 8 dígitos y compara por ahí.
Los archivos que mandan los clientes (fotos, documentos) no se copian a la base: se descargan desde Meta cuando alguien los abre. La base queda liviana.
La ventana de 24 horas, resuelta en el compositor
Meta tiene una regla que sorprende a muchos dueños: si el cliente no te escribió en las últimas 24 horas, no podés mandarle un mensaje libre. Solo podés usar plantillas que Meta aprobó antes.
El cliente escribe
Mensaje libre
El equipo contesta como en cualquier chat.
Pasan 24 horas sin mensajes suyos
Solo plantillas aprobadas
El compositor ofrece las 9 plantillas de la inmobiliaria, con vista previa.
El compositor del sistema detecta de qué lado de la ventana está cada conversación. Si está abierta, escribís normal. Si se cerró, te ofrece las 9 plantillas aprobadas de la inmobiliaria, leídas en vivo de la API de Meta. Completa los parámetros con los datos del contacto y muestra una vista previa antes de enviar. El texto real que salió queda guardado en el hilo, así cualquiera que lo lea después sabe exactamente qué recibió el cliente.
Leerlas en vivo tiene una ventaja práctica: la lista del compositor es siempre la que Meta tiene aprobada. Si la inmobiliaria suma una plantilla, aparece sola.
Seguimientos automáticos con una regla de oro
El seguimiento es donde más se pierde: la consulta a la que nadie le volvió a escribir. Por eso el sistema tiene un motor de automatización propio, disparado por eventos del negocio:
- Entró una tasación.
- La tasación pasó a tasada.
- Se agendó una visita, con un recordatorio 2 horas antes.
Cada evento programa sus mensajes con demoras configurables. Los envíos salen solo entre las 8 y las 19, así nadie recibe un WhatsApp de la inmobiliaria a medianoche. Son 7 flujos, y cada uno se configura y se enciende o apaga desde el sistema, con un interruptor general además. Sin tocar código.
Y la regla de oro, que definimos con el dueño: cuando el cliente responde, el automático se calla y sigue una persona. La cadena de mensajes pendientes se cancela sola. Un cliente que pregunta algo concreto no tiene que recibir, media hora después, un recordatorio genérico.
- 01Entra una tasaciónSistemaO cambia de estado, o se agenda una visita.
- 02Programa los mensajes del flujoSistemaCon demoras configurables. Cada mensaje es una fila en PostgreSQL que se puede ver y cancelar.
- 03Envía solo entre las 8 y las 19Sistema
- 04El cliente respondePersona
- 05Cancela los mensajes pendientesSistema
- 06Sigue alguien del equipoPersonaCon la historia completa en la ficha del cliente.
Para el lado técnico: la cola es explícita y vive en PostgreSQL. Cada mensaje programado es una fila con su momento de envío y su estado, así que se puede ver, auditar y cancelar. El backend es TypeScript de punta a punta, y el motor de mensajes está cubierto por tests unitarios, dentro de los 100 del proyecto.
Lo que no se ve: la firma y una cuenta compartida
Meta avisa cada mensaje nuevo llamando a una dirección pública del sistema, lo que se llama un webhook. Pública quiere decir que cualquiera podría mandar ahí un mensaje falso. Por eso cada aviso llega firmado con HMAC-SHA256: una huella calculada con una clave secreta que conocen solo Meta y el sistema. El sistema recalcula esa huella y, si no coincide, descarta el aviso. Si la clave no está configurada, rechaza todo: una dirección pública desconfía por defecto.
Por ese mismo canal llegan los estados de entrega (enviado, entregado, leído, fallado), y cada aviso se dirige a la cuenta correcta según el número que lo recibió.
Hubo un momento que vale contar. Con todo configurado y verificado, Meta no entregaba ningún mensaje. Nuestro lado estaba bien, así que fui a la configuración de la cuenta de WhatsApp Business: estaba suscripta solo a la app de Make que el cliente ya usaba. Suscribí también nuestra app vía Graph API. Hoy las dos conviven, y lo que el cliente tenía andando siguió andando.
Por dónde empezar
Una prueba simple: elegí tres clientes que te escribieron la semana pasada y tratá de reconstruir qué les dijo tu equipo y quién. Si para eso tenés que pedir un celular prestado, tus conversaciones viven en el lugar equivocado. Llevarlas al sistema, pegadas a la ficha de cada cliente, ordena todo lo demás.
Si querés ordenar el WhatsApp de tu negocio, escribime y lo vemos.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la API oficial de WhatsApp?
Es la WhatsApp Cloud API de Meta: la vía oficial para que un sistema envíe y reciba mensajes de WhatsApp Business sin un celular en el medio. Los mensajes entrantes llegan al sistema por webhook, los salientes se mandan por la API, y cada envío informa su estado: enviado, entregado, leído o fallado. Con eso, las conversaciones pasan a vivir dentro del sistema del negocio.
¿Cuánto cuesta la API oficial de WhatsApp?
Meta cobra por mensaje según su propia tabla, que depende del país y del tipo de mensaje, y conviene consultarla vigente porque se actualiza. Ese costo lo paga el negocio directamente a Meta. Aparte está el desarrollo de la integración: en el CRM de Lexinton se pagó una sola vez, sin licencia mensual por agente.
¿Qué es la ventana de 24 horas de WhatsApp?
Es la regla de Meta por la cual, cuando un cliente te escribe, tenés 24 horas para responderle con mensajes libres. Pasado ese plazo sin que vuelva a escribir, solo podés contactarlo con plantillas aprobadas por Meta. En un sistema bien integrado, el compositor detecta de qué lado de la ventana está cada conversación y ofrece la opción correcta sin que nadie tenga que contar horas.
¿Qué es una plantilla de WhatsApp Business?
Es un mensaje con texto fijo y campos variables, como el nombre del cliente o una fecha, que Meta revisa y aprueba antes de que se pueda usar. Las plantillas son la forma de iniciar o retomar una conversación fuera de la ventana de 24 horas. Si el sistema las lee en vivo desde Meta, como pasa en el CRM de Lexinton con sus 9 plantillas, cada plantilla nueva aprobada queda disponible sin tocar código.
¿Pueden varias personas atender el mismo número de WhatsApp?
Sí. Con la API oficial, el número deja de depender de un teléfono y todo el equipo atiende desde una bandeja compartida dentro del sistema, con permisos por rol. Cada vendedor ve sus conversaciones, el dueño ve la historia completa, y cuando alguien deja la empresa, sus chats quedan en el negocio.
¿Es seguro conectar WhatsApp con un código QR o una app no oficial?
Las herramientas que simulan un teléfono y se conectan escaneando un QR funcionan, pero Meta puede bloquear el número en cualquier momento, y ese riesgo lo corre el negocio. Para un número del que dependen tus clientes, la vía segura es la API oficial de Meta. Es la que uso en los proyectos para clientes.
¿Cómo automatizar mensajes de seguimiento por WhatsApp sin molestar a los clientes?
Con tres reglas: que cada mensaje lo dispare un hecho real del negocio, que salga en un horario razonable y que la secuencia se detenga apenas el cliente contesta. En el CRM de Lexinton los envíos automáticos salen entre las 8 y las 19, y cuando el cliente responde, los mensajes pendientes se cancelan y sigue una persona. Así el seguimiento acompaña sin sonar a robot.
¿Cómo se integra WhatsApp con un CRM?
Se conecta la API oficial de Meta al sistema: los mensajes entran por webhook, se guardan en el hilo y se asocian a la ficha del cliente por su número de teléfono. En Argentina hay un detalle clave: Meta a veces manda el 9 de los celulares y a veces no, así que conviene comparar por los últimos 8 dígitos para no duplicar contactos. Con la conversación pegada a la ficha, cualquiera del equipo ve la historia completa.
¿Qué es un webhook de WhatsApp y cómo se protege?
Es la dirección de tu sistema a la que Meta avisa cada mensaje nuevo y cada cambio de estado. Como es pública, cualquiera podría intentar mandar ahí un aviso falso, así que cada aviso legítimo llega firmado con HMAC-SHA256 y el sistema verifica la firma antes de aceptarlo. Si la firma no coincide, o si falta la clave para verificarla, el aviso se descarta.
¿Puedo integrar WhatsApp a mi sistema si ya tengo otras automatizaciones conectadas?
Sí, pueden convivir. Una cuenta de WhatsApp Business puede tener más de una app suscripta, y cada una recibe los avisos de Meta. En el CRM de Lexinton sumé la app del sistema a la que el cliente ya usaba, y todo lo que andaba siguió andando.